VLD Lab

Politique de Confidentialité

Applicables à : Vanilla Wave, VLD Lab, Vanilla Lyrics Distribution (VLD), VLD for Artists, OrKid Booking, Pollen Music, Chapter 5, VanillaBrain (collectivement « Vanilla Lyrics »).

Éditeur / Distributeur / Producteur / Booking Manager / Business Developer et/ou entité(s) affiliée(s).

Contact principal : vld@vldmdg.com | privacy@vanillalyrics.com

Dernière mise à jour : 21 octobre 2026

1) Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données est Vanilla Lyrics, opérant via ses produits et services : Vanilla Wave, VLD Lab, Vanilla Lyrics Distribution (VLD), VLD for Artists, OrKid Booking, Pollen Music, Chapter 5, VanillaBrain.

Contact DPO : privacy@vanillalyrics.com

2) Données collectées

2.1. Données fournies par l'utilisateur

• Identité : nom, prénom, pseudo/nom d'artiste, e-mail, numéro de téléphone
• Données professionnelles : rôle, société, label, affiliations, ISRC, métadonnées musicales
• Contenus : fichiers audio, visuels (pochettes, photos), paroles, métadonnées de distribution
• Données financières : informations de paiement, répartitions (splits), revenus, factures
• Documents : contrats, pièces justificatives, KYC (selon cas)

2.2. Données collectées automatiquement

• Données techniques : adresse IP (tronquée si possible), type de navigateur/appareil, système d'exploitation, résolution d'écran
• Données de navigation : pages visitées, durée de session, actions effectuées, horodatages
• Cookies et traceurs : identifiants de session, préférences, analytics (voir section 9)

2.3. Données traitées par VanillaBrain

VanillaBrain est la fonction d'intelligence artificielle intégrée aux produits Vanilla Lyrics. Dans le cadre de son fonctionnement, VanillaBrain peut traiter :

• Contenus soumis : textes, requêtes, commandes vocales/textuelles envoyés par l'utilisateur
• Données contextuelles : historique des interactions avec VanillaBrain (mémoire conversationnelle), préférences utilisateur, données du catalogue musical pour personnalisation
• Métadonnées d'utilisation : fréquence d'utilisation des fonctionnalités, types de requêtes, taux de satisfaction

VanillaBrain s'appuie sur des modèles d'IA tiers pour le traitement. Les données envoyées à ces services sont soumises à leurs propres politiques de confidentialité, et ne sont pas utilisées pour entraîner leurs modèles dans le cadre de nos contrats API professionnels.

3) Finalités du traitement

Les données sont traitées pour les finalités suivantes :

• Fourniture des services : gestion des comptes, distribution musicale, gestion des bookings, splits, revenus, catalogue
• Exécution des contrats : distribution, licences, affiliations, contrats artistes/labels
• Intelligence artificielle (VanillaBrain) : pilotage de lectures (MyBird), gestion de galerie (Gallery), mémoire conversationnelle, exécution de compétences (Skills), automatisation de tâches, assistance contextuelle
• Sécurité : authentification, prévention de la fraude, détection d'anomalies, journalisation
• Amélioration : analytics agrégées, optimisation des performances, évolution des fonctionnalités
• Communications : notifications opérationnelles, support, marketing (avec consentement)
• Obligations légales : comptabilité, fiscalité, propriété intellectuelle, réponse aux demandes d'autorités

4) Bases légales (RGPD)

• Exécution du contrat : fourniture des services souscrits (distribution, booking, catalogue, splits)
• Intérêt légitime : sécurité des systèmes, prévention de la fraude, amélioration des services, analytics agrégées
• Consentement : cookies non essentiels, marketing, fonctionnalités optionnelles de VanillaBrain
• Obligation légale : conservation comptable, déclarations fiscales, réponse aux réquisitions

5) Partage et destinataires des données

5.1. Partage inter-produits

Les données peuvent être partagées entre les produits Vanilla Lyrics (VLD Lab, Vanilla Wave, OrKid Booking, VLD for Artists, VanillaBrain, etc.) dans la mesure strictement nécessaire aux finalités contractuelles, aux affiliations actives et aux fonctionnalités inter-produits. Ce partage s'effectue sous contrôle d'accès et journaux d'audit.

5.2. Sous-traitants techniques

• Hébergement & base de données : prestataire d'hébergement externe
• Paiements : outils de paiement en ligne (si applicable)
• Analytics : outils d'analyse de trafic avec anonymisation, sur nos autres sites et applications (VLD Lab n'en utilise pas)
• IA & traitement : VanillaBrain et API des outils d'IA
• Distribution musicale : Vanilla Wave et partenaires, plateformes DSP (Spotify, Apple Music, YouTube, etc.)
• Publicité : Google AdSense, sur certains de nos autres sites et applications, avec consentement (voir section 9). VLD Lab n'affiche pas de publicité Google.

La liste actualisée des sous-traitants est disponible sur demande à privacy@vanillalyrics.com.

5.3. Tiers

Aucune donnée personnelle n'est vendue à des tiers. Les données ne sont communiquées qu'en cas d'obligation légale, de réquisition judiciaire, ou avec le consentement de l'utilisateur.

6) VanillaBrain · Fonctionnalités et traitement IA

VanillaBrain est la fonction d'intelligence artificielle développée par Vanilla Lyrics, intégrée à l'ensemble des produits. Ses fonctionnalités incluent :

• Gallery : gestion et organisation d'images, génération de visuels, recherche contextuelle dans la galerie
• MyBird : pilotage intelligent de lectures, recommandations personnalisées, contrôle vocal/textuel de la lecture de contenus
• Mémoire conversationnelle : mémorisation du contexte des échanges pour une assistance personnalisée et continue
• Skills (Compétences) : capacités modulaires activables/désactivables (analyse de données, génération de contenu, automatisation de tâches, gestion de catalogue)
• Automatisation : exécution de tâches répétitives, suggestions proactives, intégration avec les workflows des produits

Traitement des données par VanillaBrain

• Les données soumises à VanillaBrain sont traitées en temps réel et peuvent être conservées dans la mémoire conversationnelle pour améliorer l'assistance
• L'utilisateur peut à tout moment demander la suppression de sa mémoire conversationnelle VanillaBrain
• Les modèles d'IA tiers utilisés ne conservent pas les données au-delà du traitement de la requête (contrats API professionnels)
• VanillaBrain ne prend aucune décision automatisée ayant des effets juridiques sans intervention humaine

Limites

VanillaBrain fournit des réponses et suggestions à titre informatif. Les résultats générés par IA peuvent contenir des inexactitudes. L'utilisateur reste responsable de la vérification et de l'utilisation des contenus générés. VanillaBrain ne remplace pas un conseil professionnel (juridique, financier, médical).

6 bis) Données Google et YouTube (Google user data)

VLD Lab et VLD Data (affichés par Google sous le nom « VLD Analytics ») utilisent les Services d'API YouTube (YouTube API Services). En utilisant leurs fonctions YouTube, vous acceptez d'être lié par les Conditions d'utilisation de YouTube. Les données issues de YouTube sont également régies par les Règles de confidentialité de Google.

VLD Lab and VLD Data (shown by Google as "VLD Analytics") use YouTube API Services. By using their YouTube features, you agree to be bound by the YouTube Terms of Service. Data obtained from YouTube is also subject to the Google Privacy Policy.

VLD Lab (vldlab.vldmdg.com) est l'espace des artistes, labels et ayants droit de Vanilla Lyrics Distribution. Ils peuvent y connecter leur chaîne YouTube, avec leur accord explicite, sur l'écran de connexion de Google. Cette connexion est facultative. Sur l'écran de Google, l'application apparaît sous le nom « VLD Analytics ».

Ce que l'application peut faire avec votre chaîne

• Envoyer et programmer vos vidéos : uniquement quand vous le demandez dans VLD Lab, avec le bouton « Envoyer sur YouTube ». La vidéo que vous avez choisie part directement de votre appareil vers YouTube.
• Mettre à jour le titre et la description d'une vidéo envoyée depuis VLD Lab, uniquement quand vous les modifiez vous-même dans VLD Lab.
• Lire les informations de votre chaîne : nom de la chaîne, liste et titres de vos vidéos, nombre de vues.
• Lire les statistiques de votre chaîne, seulement si vous l'acceptez : vues, durée de visionnage, audience par pays et par période.
• Lire les revenus estimés de votre chaîne, seulement si vous l'acceptez et si la chaîne est monétisée.

L'application ne publie jamais rien sur votre chaîne sans votre action. Elle ne supprime jamais une vidéo, et ne modifie que le titre et la description des vidéos envoyées depuis VLD Lab, à votre demande.

Données de l'API YouTube consultées, collectées et conservées

• Consultées : identifiant, nom et image de la chaîne ; liste, titres, descriptions, miniatures, état de publication et nombre de vues de vos vidéos ; statistiques et revenus estimés si vous les avez autorisés.
• Conservées : l'autorisation de Google (jeton d'actualisation), l'identifiant et le nom de la chaîne, l'identifiant des vidéos envoyées depuis VLD Lab, et les statistiques et revenus agrégés si vous les avez autorisés. Aucune vidéo YouTube n'est copiée ni conservée par VLD.
• Mise à jour : tant que la chaîne reste connectée, ses données sont actualisées au moins tous les 30 jours. Les identifiants de chaîne et de vidéo peuvent être conservés pour relier vos vidéos à vos sorties. Si vous retirez l'accès, nous cessons toute lecture ; sur simple demande, les données YouTube importées sont supprimées sous 30 jours.

Informations conservées sur votre appareil

Pour faire fonctionner ces fonctions, VLD Lab conserve dans le stockage local de votre navigateur (localStorage) la dernière chaîne YouTube choisie et un identifiant d'appareil servant à la sécurité de connexion. Aucun cookie publicitaire n'est utilisé pour les fonctions YouTube. Voir aussi la section 9 (cookies).

Utilisation

Ces données servent uniquement à afficher vos statistiques et vos revenus YouTube dans VLD Lab, à vous (artiste ou label titulaire de la chaîne) et à l'équipe VLD qui gère votre catalogue, et à les rapprocher de vos autres revenus de distribution. Elles ne servent ni à la publicité, ni au profilage, ni à l'entraînement de modèles d'intelligence artificielle.

Stockage et protection

L'autorisation donnée par Google est conservée côté serveur, dans notre base de données hébergée par Supabase. Elle n'est jamais renvoyée au navigateur ni à un tiers. Pour un envoi de vidéo, une autorisation courte (une heure au plus) est remise uniquement à la session du titulaire de la chaîne, pour que la vidéo parte directement de son appareil vers YouTube ; VLD ne conserve aucune copie complète de la vidéo. Les statistiques importées sont conservées tant que la chaîne reste connectée et que le compte est actif.

Partage

Les données Google et YouTube ne sont ni vendues, ni louées, ni partagées avec des tiers, en dehors des prestataires techniques strictement nécessaires à l'hébergement du service.

Retrait et suppression

Vous pouvez retirer l'accès à tout moment depuis la page des paramètres de sécurité de Google, https://security.google.com/settings/security/permissions, ou en déconnectant la chaîne dans VLD Lab. Sur simple demande à vld@vldfan.com, l'autorisation et les données YouTube importées sont supprimées sous 30 jours.

Google API Services User Data Policy

VLD Lab (shown by Google as "VLD Analytics") will use and transfer information received from Google APIs to any other app in line with the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. It also complies with the YouTube Terms of Service and the Google Privacy Policy.

7) Transferts internationaux

Les données peuvent être hébergées ou transiter hors de l'Union Européenne, notamment via les sous-traitants techniques (hébergement cloud, services IA). Dans ce cas, des mécanismes de transfert conformes au RGPD sont mis en place : clauses contractuelles types (CCT), décisions d'adéquation, ou garanties équivalentes.

8) Durées de conservation

• Données de compte : durée de la relation contractuelle + durées légales de conservation
• Données financières : 10 ans (obligations comptables et fiscales)
• Logs techniques : 12 mois maximum
• Mémoire VanillaBrain : durée de la relation contractuelle, supprimable sur demande
• Cookies : 13 mois maximum (conformément aux recommandations CNIL)
• Données de distribution : durée du contrat + délais légaux de prescription

À l'expiration des durées, les données sont supprimées de manière sécurisée ou anonymisées de façon irréversible.

9) Cookies, traceurs & publicité

9.1. Types de cookies

• Strictement nécessaires : authentification, session, sécurité : ne nécessitent pas de consentement
• Préférences : langue, thème, paramètres d'affichage
• Analytics : sur nos autres sites et applications, mesure d'audience avec IP tronquée si possible (intérêt légitime ou consentement selon juridiction)
• Publicité (Google AdSense) : sur certains de nos autres sites et applications (pas sur VLD Lab), des annonces personnalisées peuvent être affichées via Google AdSense. Ces cookies sont soumis à votre consentement préalable

9.2. Google AdSense

Certains sites Vanilla Lyrics utilisent Google AdSense pour afficher des publicités. Google peut utiliser des cookies pour diffuser des annonces basées sur vos visites précédentes. Vous pouvez désactiver la publicité personnalisée via les paramètres de publicité Google ou via aboutads.info.

9.3. Gestion des cookies

VLD Lab n'utilise que des cookies et un stockage local strictement nécessaires (session, sécurité, préférences d'affichage) : pas de mesure d'audience ni de publicité, donc pas de bandeau de consentement. Les vidéos YouTube y sont intégrées en mode sans cookie.

Sur nos autres sites et applications qui utilisent des cookies non essentiels, vous pouvez à tout moment modifier vos préférences via le bandeau de consentement affiché lors de votre première visite, ou via les paramètres de votre navigateur. Le refus des cookies non essentiels n'affecte pas l'accès aux fonctionnalités de base.

10) Sécurité des données

Vanilla Lyrics met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées :

• Chiffrement des données en transit (TLS/HTTPS) et au repos
• Authentification renforcée (MFA pour les administrateurs)
• Cloisonnement logique des accès (Row Level Security)
• Sauvegardes automatiques et journalisation
• Audits de sécurité réguliers et gestion des vulnérabilités
• Rotation des secrets et clés d'API

Malgré ces mesures, aucun système n'est infaillible. En cas de violation de données, Vanilla Lyrics s'engage à notifier les personnes concernées et les autorités compétentes conformément aux délais légaux (72h RGPD).

11) Droits des personnes

Conformément au RGPD et aux lois applicables, vous disposez des droits suivants :

• Accès : obtenir une copie de vos données personnelles
• Rectification : corriger des données inexactes ou incomplètes
• Effacement : demander la suppression de vos données (« droit à l'oubli »)
• Limitation : restreindre le traitement dans certains cas
• Opposition : vous opposer au traitement fondé sur l'intérêt légitime
• Portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et réutilisable
• Retrait du consentement : retirer votre consentement à tout moment (sans affecter la licéité du traitement antérieur)
• Directives post-mortem : définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès (selon droit local)

Exercice des droits

Pour exercer vos droits, contactez-nous à privacy@vanillalyrics.com en joignant une preuve d'identité. Nous répondrons dans un délai de 30 jours.

Réclamations

En cas de désaccord, vous pouvez introduire une réclamation auprès de votre autorité de contrôle locale (ex. : CNIL en France).

12) Protection des mineurs

Les services Vanilla Lyrics sont destinés aux personnes âgées de 15 ans et plus. Les utilisateurs de 15 à 17 ans doivent obtenir l'autorisation d'un parent ou tuteur légal, donnée lors de l'inscription. À partir de 18 ans, aucune autorisation n'est requise. Sur VLD Lab, les paiements et les demandes de versement sont réservés aux utilisateurs de 18 ans et plus. Vanilla Lyrics ne collecte pas sciemment de données personnelles de personnes de moins de 15 ans. Si nous identifions de telles données, elles seront supprimées dans les meilleurs délais.

13) Droit applicable & juridiction

La présente politique est régie par le droit local, sous réserve des lois impératives locales. Tout litige relève des tribunaux compétents.

14) Modifications de la politique

Vanilla Lyrics peut modifier la présente politique pour motifs légaux, sécurité, amélioration du service ou intégration de nouveaux produits/fonctionnalités. Les versions applicables sont publiées avec date d'effet. La poursuite de l'utilisation des services vaut acceptation des modifications.