VLD Lab

Politique de Confidentialité

Applicables à : Vanilla Wave, VLD Lab, Vanilla Lyrics Distribution (VLD), VLD for Artists, OrKid Booking, Pollen Music, Chapter 5, VanillaBrain (collectivement « Vanilla Lyrics » du groupe Vanilla Holding).

Éditeur / Distributeur / Producteur / Booking Manager / Business Developer et/ou entité(s) affiliée(s).

Contact principal : vld@vldmdg.com | privacy@vanillalyrics.com

Dernière mise à jour : 12 juin 2026

1) Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données est Vanilla Lyrics (groupe Vanilla Holding), opérant via ses produits et services : Vanilla Wave, VLD Lab, Vanilla Lyrics Distribution (VLD), VLD for Artists, OrKid Booking, Pollen Music, Chapter 5, VanillaBrain.

Contact DPO : privacy@vanillalyrics.com

2) Données collectées

2.1. Données fournies par l'utilisateur

• Identité : nom, prénom, pseudo/nom d'artiste, e-mail, numéro de téléphone
• Données professionnelles : rôle, société, label, affiliations, ISRC, métadonnées musicales
• Contenus : fichiers audio, visuels (pochettes, photos), paroles, métadonnées de distribution
• Données financières : informations de paiement, répartitions (splits), revenus, factures
• Documents : contrats, pièces justificatives, KYC (selon cas)

2.2. Données collectées automatiquement

• Données techniques : adresse IP (tronquée si possible), type de navigateur/appareil, système d'exploitation, résolution d'écran
• Données de navigation : pages visitées, durée de session, actions effectuées, horodatages
• Cookies et traceurs : identifiants de session, préférences, analytics (voir section 9)

2.3. Données traitées par VanillaBrain

VanillaBrain est la fonction d'intelligence artificielle intégrée aux produits Vanilla Lyrics. Dans le cadre de son fonctionnement, VanillaBrain peut traiter :

• Contenus soumis : textes, requêtes, commandes vocales/textuelles envoyés par l'utilisateur
• Données contextuelles : historique des interactions avec VanillaBrain (mémoire conversationnelle), préférences utilisateur, données du catalogue musical pour personnalisation
• Métadonnées d'utilisation : fréquence d'utilisation des fonctionnalités, types de requêtes, taux de satisfaction

VanillaBrain s'appuie sur des modèles d'IA tiers (OpenAI, Anthropic, etc.) pour le traitement. Les données envoyées à ces services sont soumises à leurs propres politiques de confidentialité, et ne sont pas utilisées pour entraîner leurs modèles dans le cadre de nos contrats API professionnels.

3) Finalités du traitement

Les données sont traitées pour les finalités suivantes :

• Fourniture des services : gestion des comptes, distribution musicale, gestion des bookings, splits, revenus, catalogue
• Exécution des contrats : distribution, licences, affiliations, contrats artistes/labels
• Intelligence artificielle (VanillaBrain) : pilotage de lectures (MyBird), gestion de galerie (Gallery), mémoire conversationnelle, exécution de compétences (Skills), automatisation de tâches, assistance contextuelle
• Sécurité : authentification, prévention de la fraude, détection d'anomalies, journalisation
• Amélioration : analytics agrégées, optimisation des performances, évolution des fonctionnalités
• Communications : notifications opérationnelles, support, marketing (avec consentement)
• Obligations légales : comptabilité, fiscalité, propriété intellectuelle, réponse aux demandes d'autorités

4) Bases légales (RGPD)

• Exécution du contrat : fourniture des services souscrits (distribution, booking, catalogue, splits)
• Intérêt légitime : sécurité des systèmes, prévention de la fraude, amélioration des services, analytics agrégées
• Consentement : cookies non essentiels, marketing, fonctionnalités optionnelles de VanillaBrain
• Obligation légale : conservation comptable, déclarations fiscales, réponse aux réquisitions

5) Partage et destinataires des données

5.1. Partage inter-produits

Les données peuvent être partagées entre les produits Vanilla Lyrics (VLD Lab, Vanilla Wave, OrKid Booking, VLD for Artists, VanillaBrain, etc.) dans la mesure strictement nécessaire aux finalités contractuelles, aux affiliations actives et aux fonctionnalités inter-produits. Ce partage s'effectue sous contrôle d'accès et journaux d'audit.

5.2. Sous-traitants techniques

• Hébergement & base de données : Supabase, Netlify, Cloudflare, Render
• Paiements : Stripe (si applicable)
• Analytics : outils d'analyse de trafic avec anonymisation
• IA & traitement : OpenAI, Anthropic (API professionnelles, sans entraînement sur vos données)
• Distribution musicale : Believe, plateformes DSP (Spotify, Apple Music, YouTube, etc.)
• Publicité : Google AdSense (sur certains sites, avec consentement — voir section 9)

La liste actualisée des sous-traitants est disponible sur demande à privacy@vanillalyrics.com.

5.3. Tiers

Aucune donnée personnelle n'est vendue à des tiers. Les données ne sont communiquées qu'en cas d'obligation légale, de réquisition judiciaire, ou avec le consentement de l'utilisateur.

6) VanillaBrain — Fonctionnalités et traitement IA

VanillaBrain est la fonction d'intelligence artificielle développée par Vanilla Lyrics, intégrée à l'ensemble des produits. Ses fonctionnalités incluent :

• Gallery : gestion et organisation d'images, génération de visuels, recherche contextuelle dans la galerie
• MyBird : pilotage intelligent de lectures, recommandations personnalisées, contrôle vocal/textuel de la lecture de contenus
• Mémoire conversationnelle : mémorisation du contexte des échanges pour une assistance personnalisée et continue
• Skills (Compétences) : capacités modulaires activables/désactivables (analyse de données, génération de contenu, automatisation de tâches, gestion de catalogue)
• Automatisation : exécution de tâches répétitives, suggestions proactives, intégration avec les workflows des produits

Traitement des données par VanillaBrain

• Les données soumises à VanillaBrain sont traitées en temps réel et peuvent être conservées dans la mémoire conversationnelle pour améliorer l'assistance
• L'utilisateur peut à tout moment demander la suppression de sa mémoire conversationnelle VanillaBrain
• Les modèles d'IA tiers utilisés ne conservent pas les données au-delà du traitement de la requête (contrats API professionnels)
• VanillaBrain ne prend aucune décision automatisée ayant des effets juridiques sans intervention humaine

Limites

VanillaBrain fournit des réponses et suggestions à titre informatif. Les résultats générés par IA peuvent contenir des inexactitudes. L'utilisateur reste responsable de la vérification et de l'utilisation des contenus générés. VanillaBrain ne remplace pas un conseil professionnel (juridique, financier, médical).

7) Transferts internationaux

Les données peuvent être hébergées ou transiter hors de l'Union Européenne, notamment via les sous-traitants techniques (hébergement cloud, services IA). Dans ce cas, des mécanismes de transfert conformes au RGPD sont mis en place : clauses contractuelles types (CCT), décisions d'adéquation, ou garanties équivalentes.

8) Durées de conservation

• Données de compte : durée de la relation contractuelle + durées légales de conservation
• Données financières : 10 ans (obligations comptables et fiscales)
• Logs techniques : 12 mois maximum
• Mémoire VanillaBrain : durée de la relation contractuelle, supprimable sur demande
• Cookies : 13 mois maximum (conformément aux recommandations CNIL)
• Données de distribution : durée du contrat + délais légaux de prescription

À l'expiration des durées, les données sont supprimées de manière sécurisée ou anonymisées de façon irréversible.

9) Cookies, traceurs & publicité

9.1. Types de cookies

• Strictement nécessaires : authentification, session, sécurité — ne nécessitent pas de consentement
• Préférences : langue, thème, paramètres d'affichage
• Analytics : mesure d'audience avec IP tronquée si possible (intérêt légitime ou consentement selon juridiction)
• Publicité (Google AdSense) : sur certains sites du réseau Vanilla Lyrics, des annonces personnalisées peuvent être affichées via Google AdSense. Ces cookies sont soumis à votre consentement préalable

9.2. Google AdSense

Certains sites Vanilla Lyrics utilisent Google AdSense pour afficher des publicités. Google peut utiliser des cookies pour diffuser des annonces basées sur vos visites précédentes. Vous pouvez désactiver la publicité personnalisée via les paramètres de publicité Google ou via aboutads.info.

9.3. Gestion des cookies

Vous pouvez à tout moment modifier vos préférences de cookies via le bandeau de consentement (CMP) affiché lors de votre première visite, ou via les paramètres de votre navigateur. Le refus des cookies non essentiels n'affecte pas l'accès aux fonctionnalités de base.

10) Sécurité des données

Vanilla Lyrics met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées :

• Chiffrement des données en transit (TLS/HTTPS) et au repos
• Authentification renforcée (MFA pour les administrateurs)
• Cloisonnement logique des accès (Row Level Security)
• Sauvegardes automatiques et journalisation
• Audits de sécurité réguliers et gestion des vulnérabilités
• Rotation des secrets et clés d'API

Malgré ces mesures, aucun système n'est infaillible. En cas de violation de données, Vanilla Lyrics s'engage à notifier les personnes concernées et les autorités compétentes conformément aux délais légaux (72h RGPD).

11) Droits des personnes

Conformément au RGPD et aux lois applicables, vous disposez des droits suivants :

• Accès : obtenir une copie de vos données personnelles
• Rectification : corriger des données inexactes ou incomplètes
• Effacement : demander la suppression de vos données (« droit à l'oubli »)
• Limitation : restreindre le traitement dans certains cas
• Opposition : vous opposer au traitement fondé sur l'intérêt légitime
• Portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et réutilisable
• Retrait du consentement : retirer votre consentement à tout moment (sans affecter la licéité du traitement antérieur)
• Directives post-mortem : définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès (selon droit local)

Exercice des droits

Pour exercer vos droits, contactez-nous à privacy@vanillalyrics.com en joignant une preuve d'identité. Nous répondrons dans un délai de 30 jours.

Réclamations

En cas de désaccord, vous pouvez introduire une réclamation auprès de votre autorité de contrôle locale (ex. : CNIL en France).

12) Protection des mineurs

Les services Vanilla Lyrics sont destinés aux personnes âgées de 13 ans et plus. Les utilisateurs de moins de 18 ans doivent obtenir l'autorisation d'un parent ou tuteur légal. Vanilla Lyrics ne collecte pas sciemment de données personnelles de mineurs de moins de 13 ans. Si nous identifions de telles données, elles seront supprimées dans les meilleurs délais.

13) Droit applicable & juridiction

La présente politique est régie par le droit local, sous réserve des lois impératives locales. Tout litige relève des tribunaux compétents.

14) Modifications de la politique

Vanilla Lyrics peut modifier la présente politique pour motifs légaux, sécurité, amélioration du service ou intégration de nouveaux produits/fonctionnalités. Les versions applicables sont publiées avec date d'effet. La poursuite de l'utilisation des services vaut acceptation des modifications.